Один обиженный человек
В компании работало одиннадцать человек. Небольшая оптовая фирма, кадровика нет — документами занималась бухгалтер, в свободное от отчётности время.
В марте уволили менеджера. Расстались плохо: он считал, что ему недоплатили премию. Через две недели написал жалобу в трудовую инспекцию.
Проверка пришла по этой жалобе. Премию, кстати, признали правомерной — тут работодатель был прав.
Но инспектор, приехав, посмотрел не только документы жалобщика. Он посмотрел все.
Что нашли
Вот список. Ни один пункт не связан с уволенным менеджером.
Нет подписи об ознакомлении с правилами внутреннего распорядка — у семи человек из одиннадцати. Документ есть, висит в папке. Сотрудники его не подписывали, потому что «и так всё знают».
В трудовых договорах не указаны конкретные даты выплаты зарплаты. Написано «два раза в месяц». Закон требует конкретные числа.
Нет согласий на обработку персональных данных — ни у кого. При этом в компании хранятся копии паспортов, ИНН и данные о детях сотрудников.
График отпусков за текущий год не утверждён. Отпуска давали, а график составить забыли.
Не ведётся воинский учёт. О том, что это обязанность любого работодателя, в компании просто не знали.
Расчётные листки не выдавались. Зарплата приходила на карту, и все считали, что этого достаточно.
Арифметика штрафа
Самое неприятное открытие — как эти суммы складываются.
По статье 5.27 КоАП штраф на юридическое лицо за нарушение трудового законодательства — от 30 до 50 тысяч рублей. Кажется, что это общая сумма за всё.
Но нарушения считаются отдельно. По каждому составу — свой штраф. А некоторые — ещё и по каждому сотруднику.
Отсутствие обязательных условий в трудовом договоре — это отдельная часть статьи, там до 100 тысяч. Нарушения по персональным данным идут вообще по другой статье — 13.11 КоАП, и после ужесточения 2025 года суммы там серьёзно выросли.
В сумме набежало 340 тысяч. Для фирмы с одиннадцатью сотрудниками это больше месячного фонда оплаты труда.
«У нас же маленькая компания»
Это главное заблуждение, которое дорого обходится.
Трудовой кодекс не делает скидок на размер бизнеса. Требования к ИП с двумя работниками и к заводу с тысячей — по большинству пунктов одинаковые. Разница только в размере штрафа: для ИП он меньше, чем для ООО.
Второе заблуждение — «к нам не придут, мы слишком мелкие». Плановые проверки малого бизнеса действительно ограничены. Но жалоба сотрудника — основание для внеплановой проверки, и мораторий здесь не защищает.
А жалобу пишет обычно не тот, кто доволен. Она приходит после конфликта — то есть ровно тогда, когда вы к ней не готовы.
Почему это происходит даже у добросовестных
Неприятная правда: большинство нарушений в малом бизнесе — не злой умысел, а незнание.
Владелец не обязан знать трудовое право. Бухгалтер учился считать налоги, а не вести кадры. Офис-менеджер ведёт документы по образцам, которые нашёл в интернете три года назад.
При этом ответственность несёт работодатель. Не бухгалтер, которая «не знала», и не шаблон из интернета.
И здесь есть развилка, о которой стоит сказать честно.
Если вы хотите работать кадровиком по найму — вам нужен диплом о профессиональной переподготовке. Его выдают лицензированные учебные центры, и стоит такое обучение обычно 40–60 тысяч рублей. Это правда, и никакой короткий курс диплом не заменит.
Но если кадры просто свалились на вас в довесок к основной работе — вам не нужен диплом. Вам нужно знать, где у вас дыры, и закрыть их до того, как их найдёт кто-то другой.
Что проверить сегодня
Пять пунктов. Займут вечер, а найти могут на сотни тысяч.
Подписи об ознакомлении. Откройте правила внутреннего распорядка и положение об оплате труда. У каждого сотрудника должна быть подпись с датой.
Даты выплаты зарплаты в трудовом договоре. Не «два раза в месяц», а конкретные числа. Проверьте, совпадают ли они с реальными выплатами.
Согласия на обработку персональных данных. Если храните копии паспортов — согласие обязательно, у каждого.
График отпусков. Должен быть утверждён до середины декабря на следующий год.
Расчётные листки. Выдаются при каждой выплате, независимо от того, как приходят деньги.
Если хотя бы по одному пункту вы не уверены — это уже повод разобраться. Не потому, что придёт проверка, а потому что она приходит без предупреждения.
Мы собрали проверку в бесплатный курс на один вечер: пять уроков и чек-лист, по которому вы пройдёте свои документы и получите список пробелов с планом, что чинить первым.
Курс бесплатен навсегда, карта не нужна: проверить свои документы.
Сразу оговоримся: диплома о профпереподготовке мы не выдаём и кадровиком за вечер не сделаем. Задача другая — чтобы штраф не стал для вас новостью.